Parliamo di digitalizzazione: cosa significa veramente? In particolare per quanto riguarda le PMI, spesso non si ha un’idea chiara di come portare nella propria azienda un livello considerevole di tecnologia.
Ma è un’operazione così necessaria? Teniamo in considerazione che oggi più dell’85% dei grandi dirigenti sta decidendo di investire in piani innovativi per le proprie realtà aziendali, proprio perché ne colgono le opportunità e i vantaggi.
Un insufficiente livello di digitalizzazione può incidere negativamente sulla performance aziendale e rappresentare uno svantaggio a livello competitivo, impattando significativamente sui profitti dell’azienda.
Vediamo allora come tradurre in azioni concrete la digitalizzazione per piccole e medie imprese.
Protocolli digitali
Per digitalizzare correttamente un’azienda bisogna partire sicuramente dalla pianificazione del suo business. Il digitale rappresenta grandi possibilità di miglioramento, ma bisogna prima di tutto cercare di comprendere e calibrare l’impatto che questa avrà. Il rischio infatti di investire in modifiche e cambiamenti che poi non avranno un reale impatto esiste, e va assolutamente evitato.
È utile in questa fase tenere anche conto del livello di digitalizzazione dei competitor, di modo da non rendere vano lo sforzo innovativo. La competizione è sempre più alta, dunque meglio investire in tecnologie che possano rendere nel lungo termine.
Partendo dai protocolli digitali che coinvolgono i processi aziendali, si andrà ad agire su uno dei punti più importanti. Analizzare e riflettere sulle connessioni e i passaggi comunicativi permetterà di comprendere i punti deboli del sistema e dove intervenire.
Quindi, ad esempio, se i processi aziendali sono basati per lo più su documentazioni, è consigliabile ragionare su programmi e sistemi che permettano azioni quali la creazione, piuttosto che l’archiviazione, l’organizzazione o la loro condivisione di quest’ultimi.
Versioni mobile
Sempre più importante è l’utilizzo di tecnologie funzionali anche, e soprattutto, nell’ottica di device mobili. Poiché questi dispositivi vengono sempre più utilizzati, diventa imprescindibile adottare tecnologie che si adattino facilmente ad essere utilizzate anche attraverso smartphone. In questo caso si dovrà pensare nell’ottica di paradigmi quali l’utilizzo di touchscreen, quindi facilitando ad esempio l’uso di bottoni e campi compilativi, assicurando un’esperienza di navigazione davvero user-friendly.
Il concetto di mobile-first è valido tanto per applicativi e strumenti aziendali, quindi ad esempio applicazioni mobile interne, quanto per pagine online e social, le quali dovranno essere opportunatamente ottimizzate. Si tratta di strumenti di marketing e comunicazione potenti, che possono davvero pesare nelle entrate e nei processi di lead generation.
Ad essa, va aggiunta un’esperienza di navigazione che sia user-friendly e interattiva: il paradigma mobile-first sta diventando prioritario, perciò è bene iniziare a pensare nell’ottica di interfacce facili, legate alla logica del touchscreeen e delle app.
Cloud Technology
Altamente consigliata per aziende di qualunque dimensione è l’utilizzo della cloud technology: i vantaggi sono davvero tanti, trattandosi di un meccanismo che permette di accedere da qualunque dispositivo in grado di collegarsi a Internet, al gestionale aziendale. Su di esso saranno caricati e salvati tutti i documenti utili, modificabili e aggiornabili in ogni luogo e momento.
Anche le piattaforme gestionali come i Client Relationship Management (CRM) o i Knowledge Management System (KMS) sono ottimi metodi per organizzare da ogni punto i propri contatti e facilitare il mantenimento delle relazioni con i propri clienti.
Il vantaggio della tecnologia cloud è principalmente quello di avere uno spazio di archiviazione personale, accessibile in ogni momento da qualsiasi dispositivo in grado di connettersi a Internet. In questo modo sarà assicurata una sincronizzazione dei documenti caricati sulla piattaforma e quindi una loro disponibilità per essere scaricati, modificati, cancellati o aggiornati senza dover ricorrere ad altri device.
IT Assessment
Spesso è difficile avere una visione generale e completa di tutti i servizi attivi sotto forma di licenze fornite da parti terze. Questo può causare perdite di risorse inutili. Allo stesso tempo, la gestione delle componenti software o hardware, che non vengono ottimizzati possono appesantire il sistema informatico aziendale. Attraverso un IT Assessment si andrà a lavorare analizzando ogni asset e facendo un inventario delle parti costituenti la rete IT aziendale. Individuando così tutti gli elementi che non sono indispensabili, si potrà alleggerire di parecchio il sistema e migliorarne le prestazioni. Questo avrà una ricaduta positiva anche in termini di costi, permettendo di reindirizzare le risorse verso ciò che realmente è necessario per l’azienda.
Help desk
Partire sempre dai feedback permetterà di comprendere errori e punti di debolezza. Se i dispositivi o i sistemi utilizzati non sono funzionali, sarà meglio pensare ad apportare modifiche e correzioni.
Una figura che un team aziendale dovrebbe sempre avere di riferimento, è l’help desk. Questo può essere sia una figura interna che esterna, rappresentando in ogni caso un appoggio per il team riguardo tutto ciò che fa riferimento agli aspetti digitali aziendali.
Al contempo si potrebbe pensare a sviluppare risorse tecniche e documenti di riferimento per dipendenti e clienti di modo da avere materiale utile per eventuali dubbi, problemi comuni e FAQ.
