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Come organizzare al meglio un evento online (settima parte)

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In questo sesto articolo descriveremo l’ottava e ultima fase, inerente la gestione del Follow-up, in particolare la raccolta dei contatti e la diffusione dei contenuti prodotti nel webinar.

Digital Customer Experience (DCX) è una rubrica settimanale dedicata alla Digital Experience a cura di Dario Melpignano, Ceo di Neosperience. Per consultare gli articoli precedenti, clicca qui. Per la versione inglese vai al blog.

Negli ultimi due anni molte aziende sono state obbligate a trovare nuovi modi di entrare in contatto con il proprio pubblico. Vietate fiere ed eventi dal vivo, l’unica soluzione consisteva nel portare quei momenti di condivisione e riconoscimento nel mondo online. Sono quindi spuntati come funghi webinar e dirette live sui maggiori social.

E sebbene molti oggi dicono “non ne posso più dei webinar!”, il ruolo che hanno svolto in questi mesi è stato impagabile, e ha permesso a molte realtà di continuare a lavorare e a entrare in contatto con il proprio pubblico.

Anche noi di Neosperience abbiamo fatto largo uso dei webinar, soprattutto lungo l’ultimo anno: il grande successo ottenuto ci ha dato ragione per la scelta fatta, e ci ha permesso di comprendere il valore del lavoro svolto.

Consapevoli di ciò abbiamo deciso di condividere con voi il nostro modus operandi – attraverso una rubrica su Key4biz – per aiutarvi nella definizione strategica dei vostri eventi anche per i mesi e gli anni a venire: perché è certo che gli eventi online non spariranno come, speriamo, farà il Covid.

Ecco quindi in breve le nostre best practice, divise in 8 diverse fasi.

In questo sesto articolo descriveremo l’ottava e ultima fase, inerente la gestione del Follow-up, in particolare la raccolta dei contatti e la diffusione dei contenuti prodotti nel webinar.

Se non hai letto gli articoli precedenti sulle fasi 1, 2, 3, 4, 5, 6 e 7 li puoi trovare all’interno della nostra rubrica, a questo link!

FASE 8

Follow-up: gestione contatti e diffusione dei contenuti

Se avete seguito tutte le fasi precedenti della nostra guida, scommettiamo che l’evento è stato un successone. I partecipanti hanno inondato di domande gli speaker e sembravano non volersi più scollegare. Adesso che tutti sono contenti e soddisfatti, è arrivato il momento di battere il ferro finché è caldo, cercando di portarsi a casa gli obiettivi che ci eravamo posti nella fase di definizione.

Ma come fare? In primis, è importante pubblicare un post di ringraziamento sulla pagina LinkedIn dell’evento: la ciliegina sulla torta dopo un’esperienza piacevole. Se si vuole strafare, si può anche mandare a tutti i partecipanti un’email o un messaggio personale di ringraziamento.

Fatto ciò, è il momento di preparare il materiale. Recuperata la registrazione, è bene post-produrla eliminando errori o imprecisioni, e – perché no – anche aggiungere nuove grafiche o sottotitoli in italiano e inglese. Per far ciò ci sono anche numerosi strumenti gratuiti.

Sistemato il video, caricatelo su una piattaforma di streaming di vostra scelta (YouTube, Vimeo, etc.) in modalità privata, a cui è possibile accedere solo tramite link diretto. È infatti importante renderlo disponibile – almeno inizialmente – solo a chi ha partecipato, per dare quell’impressione di esclusività che tanto piace. 

Preparato e pubblicato il video, è il momento di sistemare i materiali presentati durante la diretta. Se avete utilizzato delle slide, prima di inviarle controllate che siano comprensibili anche senza il commento a voce del relatore. In generale non esagerate con il materiale. Se più relatori hanno utilizzato le slide, unitele in un’unica presentazione per non disperdere gli argomenti.

È arrivato il momento di preparare la mail da inviare a partecipanti e non.

Fate due versioni distinte della stessa nel linguaggio, ma mandate ad entrambi gli stessi materiali. Infatti chi ha partecipato vi conosce già, mentre chi si è solo iscritto avrà bisogno di più informazioni su di voi, giusto per rinfrescar loro la memoria.

Prima di mandarla aspettate però uno o due giorni dopo l’evento: inviarla prima può essere controproducente, perché le persone hanno bisogno di tempo per metabolizzare argomenti e temi. Mandarla troppo in là invece rischia di raffreddare l’interesse, oltre ad offrire un’esperienza non all’altezza.

Poi aspettate. Quanto? Quanto pensate sia corretto. Lasciate il tempo alle persone di leggersi le presentazioni, visitare il vostro sito, parlarne con i colleghi. Quando pensato che sia giunto il momento, chiamateli o mandate una nuova email.

Chiedete loro se è tutto chiaro, se vogliono parlare con i relatori o se vogliono provare il prodotto di cui avete parlato durante l’evento. Offritegli demo, analisi e servizi gratuiti: vedrete che molti decideranno di concedervi il loro tempo, dopo l’ottima esperienza vissuta.

Ci sarebbe da dire un’ultima cosa sulla gestione dei contatti, e riguarda il segreto per tenerli in ordine senza impazzire. Secondo noi non è solo una questione importante, ma è la chiave per il successo di tutto il progetto, perché facilmente – già che dopo solo pochi webinar – rischierete di sentirvi travolti dalla quantità di informazioni che vi troverete a gestire.

Excel, per quanto potente, potrebbe non bastare: noi consigliamo di utilizzare allo scopo una piattaforma per il CRM. Lo strumento vi permetterà di mantenere lo storico di chi ha partecipato ai vostri eventi, per quanto tempo, dove si è iscritto, se è un conoscente di qualche vostro collega, se e quali domande ha fatto e così via, il tutto con grande semplicità dato che molte piattaforme di webinar – per esempio Zoom – permettono di scambiare le informazioni recuperate con i più diffusi CRM

Conclusioni: è stato un lungo viaggio

Siamo arrivati alla fine della nostra guida. Siamo partiti dalla scelta della piattaforma fino ad arrivare alla fase di follow-up. Un percorso che solitamente richiede mesi di ideazione e messa in opera. Ovviamente questa nostra guida è lontana dall’essere completa, ma speriamo comunque di avervi fornito alcuni spunti interessanti su cui riflettere e da mettere all’opera nel vostro prossimo webinar.

In generale, ricordatevi: il segreto per un evento riuscito è la spontaneità.

Piattaforma, grafiche e argomenti passano in secondo piano se chi parla è in grado di comunicare verità, interesse e competenze. Quindi – in fin dei conti – concentratevi in primis nel trovare la persona giusta a cui affidare i vostri speech: tutto il resto verrà da sé.

Per approfondire: