Come organizzare al meglio un evento online di successo (quinta parte)

Digital Customer Experience (DCX) è una rubrica settimanale dedicata alla Digital Experience a cura di Dario Melpignano, Ceo di Neosperience. Per consultare gli articoli precedenti, clicca qui. Per la versione inglese vai al blog.

Negli ultimi due anni molte aziende sono state obbligate a trovare nuovi modi di entrare in contatto con il proprio pubblico. Vietate fiere ed eventi dal vivo, l’unica soluzione consisteva nel portare quei momenti di condivisione e riconoscimento nel mondo online. Sono quindi spuntati come funghi webinar e dirette live sui maggiori social.

E sebbene molti oggi dicono “non ne posso più dei webinar!”, il ruolo che hanno svolto in questi mesi è stato impagabile, e ha permesso a molte realtà di continuare a lavorare e a entrare in contatto con il proprio pubblico.

Anche noi di Neosperience abbiamo fatto largo uso dei webinar, soprattutto lungo l’ultimo anno: il grande successo ottenuto ci ha dato ragione per la scelta fatta, e ci ha permesso di comprendere il valore del lavoro svolto.

Consapevoli di ciò abbiamo deciso di condividere con voi il nostro modus operandi – attraverso una rubrica su Key4biz – per aiutarvi nella definizione strategica dei vostri eventi anche per i mesi e gli anni a venire: perché è certo che gli eventi online non spariranno come, speriamo, farà il Covid.

Ecco quindi in breve le nostre best practice, divise in 8 diverse fasi.

In questo quinto articolo descriveremo la sesta fase, ovvero quella inerente la definizione funnel e organizzazione inviti.

Se non hai letto gli articoli precedenti sulle fasi 1, 2, 3, 4 e 5 li puoi trovare all’interno della nostra rubrica, a questo link!

FASE 6

Definizione funnel e organizzazione inviti

Abbiamo visto che non esistono piattaforme giuste o sbagliate a prescindere. Esistono però piattaforme più giuste per uno scopo, e altre meno.

Prendiamo per esempio la newsletter. Come è ovvio che sia, questo strumento è dedicato a chi già conosce la nostra realtà, che ha già dimostrato interesse e magari è quasi pronto all’acquisto. Il sito internet – invece – si rivolge sia a chi è già un prospect, sia a chi è finito sul sito per caso, e non ha la minima idea di cosa facciamo come azienda. Per LinkedIn vale lo stesso discorso.

Quindi, prima di cominciare con la promozione, è bene definire le tipologie di messaggio per le diverse piattaforme e il pubblico di riferimento, per risultare sempre coerente con la sua posizione nel funnel.

Vediamo un po’ di esempi a riguardo

Sul proprio sito internet è corretto pensare a punti differenti di approccio, dedicati ai diversi visitatori e alla diversa posizione nel funnel. Per esempio, grazie a Lead Champion discover e booster siamo stati in grado di creare popup personalizzati in base alle pagine visualizzate e agli utenti: così, chi non ha visitato ancora il nostro sito, riceve un messaggio completo anche dal punto di vista di “chi è Neosperience”, mentre i visitatori di ritorno vengono invitati

a iscriversi direttamente all’evento.  

Stesso discorso sulle pagine visualizzate. Chi guarda una pagina prodotto – e quindi è nella parte più bassa del funnel – riceve un messaggio diverso rispetto a chi visita il nostro blog.

Su LinkedIn il discorso è simile. Mentre i post da pubblicare sulle pagine istituzionali e private dei dipendenti danno per scontata la conoscenza di Neosperience, le diverse attività di contatto diretto – invece – partono sempre da una minima descrizione dell’azienda, per poi arrivare alla proposizione dell’evento vero e proprio.  In poche parole, prima di cominciare a mandare inviti a pioggia, è bene comprendere CHI è il nostro pubblico e se ci conosce o no. Definito questo, è possibile cominciare a fare promozione.

Ma come fare?

Come abbiamo detto, si possono mandare messaggi privati su LinkedIn, email o semplicemente mettere in bella mostra il link di iscrizione. In questa sezione ci concentreremo ad illustrare il nostro metodo di ingaggio tramite LinkedIn, che si traduce in due attività:

Creazione dell’evento e invio degli inviti tramite condivisione diretta con i nostri collegamenti.
Invio del link di iscrizione al target di riferimento tramite Sales Navigator (ciò che facciamo noi) o attraverso collegamenti comuni, liste contatti, chiamata diretta, etc.

Il punto 1 è anche quello che va fatto prima. Creato l’evento sulla propria pagina aziendale, per mettere insieme una prima base di partenza è consigliabile che tutti gli organizzatori mandino inviti ai propri amici e conoscenti più stretti, anche non in target, per creare una base numerosa di iscritti fin da subito.

Come? Cliccando sul bottone Invita Collegamenti, all’interno della pagina dell’evento, o attraverso un messaggio privato. È un processo semplice, che prende pochissimo tempo, ma che aiuta molto nel convincere il pubblico giusto a partecipare.

Infatti, così facendo l’utente a cui siamo realmente interessati – arrivato sulla pagina dell’evento – sarà invogliato ad iscriversi secondo la logica del: “Oh quanto gente è già iscritta! Sicuro è molto interessante!”.

Successivamente nella pagina dell’evento è bene ricordare a chi si iscrive di completare anche il form – nel nostro caso – di Zoom, per ricevere il link di partecipazione. Per far ciò pubblichiamo almeno due post con notifica diretta agli iscritti.

Il punto 2 è invece il passaggio chiave. Ne descriveremo i passi prendendo come esempio Sales Navigator, la piattaforma secondo noi più utile allo scopo.

Come utilizzare Sales Navigator

La prima attività da fare è caricare il target di riferimento all’interno della sezione ”ricerca” di Sales Navigator.

Una volta che il numero dei profili potenzialmente interessanti è accettabile per effort e disponibilità di tempo (secondo noi meno di 1000, anche perché LinkedIn mette a disposizione – per utente – 100 richieste di connessione a settimana), si può procedere nel definire il messaggio di invito, tenendo sempre a mente di lasciare dei campi personalizzabili sulle caratteristiche uniche dell’utente (nome e cognome, ovviamente, ma anche azienda e ruolo) per renderlo più spontaneo.

Fatto ciò, si può procedere all’invio, anche se – quando diciamo invio – in verità intendiamo “connessione”. Infatti abbiamo trovato molto più efficace passare per la richiesta di “amicizia”, invece che proporre l’evento a freddo. Un suggerimento ulteriore è quello aspettare almeno un paio di giorni nel mandare l’invito dopo che l’utente ha accettato di collegarsi con noi.

Un’altra cosa importante è quella di ricordare sempre agli utenti di iscriversi comunque, anche se non potranno partecipare, promettendo l’invio della registrazione, del materiale presentato e – magari – di un documento pensato esclusivamente per i partecipanti.

Grazie a queste modalità di invito abbiamo notato che su 100 a cui mandiamo la richiesta di connessione, 60 circa accettano. Di questi 60, 15/20 si iscrivono all’evento, e di questi ultimi una decina partecipano. Solitamente questo vuol dire che 2 o 3 si interesseranno ai nostri prodotti e servizi, ovviamente dopo aver fatto qualche attività di follow-up.

Una media di tutto rispetto, secondo il nostro parere, considerando che il pubblico è al 100% in target e che comunque un 60% di questi rimarrà – speriamo – per sempre tra le nostre connessioni, da ricontattare magari per eventi e attività successive grazie al lead nurturing.

Un’ultima cosa prima di passare oltre. Per trasparenza, durante le attività di invito noi procediamo su due strade: quella dell’invio manuale, e quella dell’automazione.

Rispetto a quest’ultimo punto, noi consigliamo di utilizzare Expandi.io, una piattaforma affidabile e intuitiva pensata apposta per LinkedIn che permette di risparmiare un sacco di tempo.

Nel prossimo articolo, che pubblicheremo la settimana prossima, vi spiegheremo come preparare i materiali per l’evento ai fini di lead generation. Continuate a seguirci!