ICT: con i documenti digitali possibili risparmi per 16 mld di euro. Ma l’Italia è ancora il regno delle ‘scartoffie’

Secondo quanto emerso dal Rapporto, l’abbandono dei documenti cartacei da parte di enti e imprese è ancora una realtà lontana nel nostro Paese, eppure potrebbe comportare risparmi fino a 16 miliardi di euro.

Gestire e archiviare una mole crescente di documenti cartacei rappresenta infatti una delle principali aree di inefficienza per imprese ed Enti pubblici, quando invece gli sviluppi della tecnologia e l’evoluzione della normativa garantiscono gli strumenti per la sostituzione del documento cartaceo con quello digitale e contribuiscono all’ottimizzazione dei processi documentali.

Nonostante gli ingenti vantaggi economici derivanti dalla gestione digitale, la gran parte degli enti e delle aziende – secondo lo studio Netconsulting – fanno ancora i conti con le montagne di ‘scartoffie‘ necessarie alla gestione delle loro attività e con i costi e le inefficienze connesse a questo stato di cose: su 521.745 enti e aziende italiane (con più di 5 dipendenti) solo 4 mila (pari allo 0,8%), usano soluzioni per gestire l’intero ciclo di vita del documento digitale.

Di questo 0,8%, il 55% riguarda le imprese con più di 500 dipendenti, il 16% quelle da 101 a 500 dipendenti; lo 0,4% da 10 a 100 e lo 0,1% da 6 a 9. Tra i settori all’avanguardia, quello finanziario (13%) e la Pubblica amministrazione (12%). Percentuali assolutamente trascurabili, invece, quelle dei servizi (0,5%) e dell’industria (0,3%).

Tale situazione pesa non solo sull’ottimizzazione globale dei processi, ma anche sui conti complessivi del Sistema-Paese: l’ingombrante presenza dei documenti cartacei e della loro gestione ha infatti un impatto stimabile tra 42 e 70 miliardi di euro e pesa tra il 3 e il 5% del PIL.

L’adozione del documento digitale, al contrario, rende possibile l’identificazione di una serie di economie di scala, derivanti dalla scomparsa dei costi di produzione, distribuzione, ricerca ed archiviazione del documento, che vanno dal 50-60% (per la fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva) al 90% (per la Posta Elettronica Certificata ).

Secondo l’Osservatorio, le aree che potrebbero trarre il maggiore vantaggio dall’adozione dei sistemi di gestione digitale sono, oltre ai tradizionali processi di back-office (acquisti, finanza, personale), anche i processi di core business ad elevata componente documentale e che spesso vedono l’interazione diretta con il cliente finale, mentre le aziende intervistate hanno riconosciuto gli indubbi vantaggi in diversi settori, come il tempo di ricerca del documento (-80%); il numero di persone dedicate al processo (-43%); il tempo medio di svolgimento del processo (-73%); il numero di documenti cartacei stampati e gestiti all’anno (-72%). Per non parlare della percentuale di documenti perduti per la quale si calcola un impegno di -90%.

In particolare, stima ancora l’Osservatorio, l’adozione di strumenti digitali quali la fatturazione elettronica e l’archiviazione e conservazione sostitutiva consentirebbe risparmi stimati in 14 miliardi di euro; con la posta elettronica certificata le economie toccherebbero i 720 milioni di euro; con il Cedolino elettronico per i dipendenti della Pubblica Amministrazione 882 milioni di euro; con la Trasmissione telematica dei certificati 472,5 milioni di euro.

Somme che prese da sole potrebbero sembrare un’inezia nel mare magnum delle spese pubbliche, ma che sommate genererebbero un risparmio ragguardevole, pari a circa 16 miliardi di euro.