Nell’attuale economia delle informazioni, i dati sono diventati la più recente moneta digitale del mondo. Ogni minuto, ci sono circa 450.000 tweet, 500.000 commenti pubblicati su Facebook, 999.000 swipe di Tinder, 3,6 milioni ricerche di Google, 4,1 milioni di video di YouTube visualizzati e 103 milioni e-mail di spam. A ciò si aggiungono una serie di dati dei clienti, dati dei dipendenti, dati medici, dati governativi, dati finanziari – e l’elenco è infinito.
Secondo IDC, entro il 2025 la sfera dati globale aumenterà fino a 163 zettabyte, 10 volte superiore alla quantità attuale.
Esaminando il modo in cui i social media gestiscono i dati degli utenti, la crescita di questi dati, la loro protezione e la privacy digitale sono argomenti al centro dell’attenzione.
I progressi nella business intelligence hanno dato alle organizzazioni la capacità di trarre insight da questi dati così ricchi da essere effettivamente di natura predittiva. Il risultato: le aziende restano un passo avanti rispetto alle aspettative e alle esigenze dei clienti, anziché limitarsi a reagire ad esse.
La raccolta, l’archiviazione e l’analisi di questi dati ispira innovazione e aiuta le aziende ad ottenere sul mercato vantaggi che non avrebbero mai pensato essere possibili. Allo stesso tempo, le organizzazioni devono essere preparate a compiere scelte strategiche per quanto riguarda la raccolta, l’archiviazione, l’analisi e la localizzazione dei dati e a come proteggerli da violazioni o cyber-attack.
Con l’aumento dei dati, aumenta la responsabilità. Ecco cinque passaggi che le aziende possono adottare per assicurarsi di disporre di una solida strategia di data management:
1. Mappare i propri dati
“Quali dati possiedo e quanto sono sensibili?” Questa è la prima domanda che un’azienda dovrebbe porsi. Per poter rispondere a questa domanda, l’organizzazione deve avere un approccio olistico alla gestione dei propri dati. Ciò significa avere una visibilità completa dei dati, quali informazioni sono memorizzate, come vengono utilizzate, chi le possiede, chi vi accede e come devono essere trattate dal punto di vista della compliance.
Questo approccio deve includere la capacità di classificare automaticamente grandi volumi di dati digitali, scansionarli ed etichettarli in modo preciso e intelligente per garantire che le informazioni siano gestite con efficacia e possano essere utilizzate on-demand.
2. Nominare un responsabile dei dati
Che si tratti di un responsabile della protezione dei dati (Data Protection Officer, DPO) o di un direttore dei sistemi informativi (Director of Information Systems, DSI), nominare una persona per gestire la protezione dei dati può essere molto utile per un’azienda. Il consiglio di amministrazione dovrebbe potersi affidare a questa persona per assicurarsi che prenda le decisioni giuste quando si tratta di gestire i dati. I compiti del DPO o del DSI dovrebbero comprendere, ad esempio, la registrazione del trattamento dei dati, l’elaborazione della strategia di protezione dei dati e la verifica della conformità. Oltre a garantire la protezione, DPO o DSI sarebbe responsabile dell’introduzione di tecnologie in grado di generare crescita, nonché di esaminare le possibili implicazioni di tutte le tecnologie che raccolgono, conservano o utilizzano dati personali
3. Ottenere l’ok dal Board
La trasformazione digitale è vitale per qualsiasi azienda che vuole non solo sopravvivere, ma anche avere successo. Pertanto, le decisioni relative alla tecnologia e ai dati non dovrebbero più essere di esclusiva responsabilità del team IT, ma dovrebbero diventare discussioni a livello di Board. Quando si cerca di implementare una strategia di gestione dei dati, è indispensabile ottenere il consenso dal consiglio di amministrazione per garantire investimenti e impegno.
Il GDPR ha creato nuove comunicazioni e collaborazioni tra i dipartimenti IT e legali e, per continuare a utilizzare i dati in modo efficace e conforme, la collaborazione tra i vari dipartimenti e IT deve continuare.
4. Educare i dipendenti
Se i dati sono la valuta delle organizzazioni, la responsabilità è di ogni singolo individuo all’interno dell’azienda. Infondere una cultura del rispetto delle norme tra i dipendenti si dimostrerà il vero propulsore per un cambiamento a lungo termine. Le aziende devono implementare nuovi processi e politiche, tra cui formazione, premi e contratti aggiornati a supporto della gestione e della protezione dei dati, per evidenziare il ruolo che ogni dipendente svolge nella protezione dei dati della propria organizzazione.
Rendere tutti i dipendenti custodi affidabili dei dati creerà un impatto duraturo poiché la salute e la protezione dei dati diventerà un’abitudine quotidiana per tutti.
5. Misurare l’impatto in tempo reale della propria strategia di data management
Infine, le aziende devono quantificare i risultati della propria strategia di gestione dei dati. Rivalutando frequentemente i vantaggi e l’efficienza in termini di costi della propria strategia, le organizzazioni possono registrare tutte le azioni intraprese e tutti i miglioramenti apportati. I risultati possono poi essere valutati per decidere se continuare nella stessa direzione o cambiare rotta. Questo approccio non solo fa risparmiare tempo, ma rassicura anche i team di gestione e gli stakeholder che la strategia di gestione dei dati è utile.
Le nuove modalità di raccolta e analisi dei dati, la diffusione dei social media, dell’intelligenza artificiale e dell’Internet of Things (IoT) rendono la gestione dei dati sempre più complessa. Non c’è una risposta uniforme a come ogni organizzazione dovrebbe gestire e proteggere i propri dati: per ogni singola azienda ci sono diverse opportunità e ostacoli. Tuttavia, è fondamentale dare la priorità al data management, alla protezione dei dati, all’ottimizzazione dello storage e alla governance, insieme alle decisioni su come i dati saranno utilizzati a fini commerciali. Questa mentalità deve provenire dall’alto ed essere integrata nella cultura di un’organizzazione.
