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Burocrazie agili: prototipi di amministrazioni semplificate e digitali. Come procedere?

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Dare un taglio alla burocrazia significa trasformare la burocrazia in amministrazione semplificata e digitalizzata (ne parliamo da 30 anni ed è ora di passare ai fatti).

1. Le burocrazie agili. Come dare un taglio alla burocrazia: con i prototipi

La crisi da coronavirus sarà lunga (speriamo di no),  gli imprenditori invocano (ma lo hanno fatto da sempre) una burocrazia semplificata, efficace, agile (come si dice oggi) per affrontare questa situazione critica (ma la burocrazia pubblica dovrebbe essere agile e semplificata sempre).

Dare un taglio alla burocrazia significa trasformare la burocrazia in amministrazione semplificata e digitalizzata (ne parliamo da 30 anni ed è ora di passare ai fatti). Come procedere?

Scegliendo un percorso scarsamente utilizzato ma concreto:

a) realizzando “prototipi” di amministrazione digitale per grandi agglomerati di pubbliche amministrazioni che svolgono le stesse funzioni (per es. i comuni, le scuole, l’amministrazione delle aziende sanitarie locali, ecc.)

b) e obbligando (attraverso norme speciali e anche nella logica della compartecipazione fattiva con i soggetti rappresentativi di questi enti) le amministrazioni ad utilizzare (in tempi brevi stabiliti dalle norme) questi prototipi riusabili gratuitamente.

Il concetto di “riuso” ha sempre riguardato, e con scarsi risultati, le tecnologie e non anche soluzioni organizzative.

Da moltissimi anni vado proponendo con articoli, lezioni, seminari, studi (alle istituzioni pubbliche ed ai governi di turno) che l’unica strada da percorrere per attivare processi innovativi (quelli veri che non troverete mai nei vari piani pubblicati sull’innovazione e la trasformazione digitale) è quella di progettare e realizzare “prototipi” di amministrazioni digitali da “riusare” nella logica: io Stato faccio un investimento per realizzare un prototipo e gli enti interessati lo adottano obbligatoriamente. Stiamo parlando di prototipi amministrativi (che riguardano la gestione di funzioni e di pratiche uguali sul territorio nazionale).

Il prototipo (completo nella soluzione di semplificazione e digitalizzazione) ha il vantaggio di:

  1. contribuire a creare sistemi amministrativi omogenei su tutto il territorio nazionale;
  2. poter essere utilizzato “subito” a seguito della sua introduzione in una amministrazione;
  3. essere utilizzato a costo zero da moltissimi soggetti interessati con la riduzione di oneri diretti ed indiretti per le burocrazie, i cittadini e le imprese; con la razionalizzazione delle attività amministrative e con una tracciabilità e trasparenza particolarmente significative.

2. Il prototipo di una nuova amministrazione “fuori dagli schemi”

Per garantire questi vantaggi il prototipo deve essere progettato e realizzato  nella sua “completezza”, cioè deve riguardare processi di semplificazione, di trasparenza, di digitalizzazione. L’ente che “deve” utilizzare il prototipo deve mettere in conto che da una certa data in poi i suoi dipendenti utilizzeranno procedure amministrative semplificate e digitalizzate (tanto per essere crudi e diretti, al mattino la procedura di una stessa tipologia di pratica sarà gestita allo stesso modo in tutta Italia, nella versione la più semplificata possibile del prototipo). La gestione delle pratiche in alcune amministrazioni centrali che operano su tutto il territorio  già avviene nella logica del prototipo (ma si può semplificare ancora molto di più); questa logica diventa più stringente negli enti c.d. autonomi sotto il profilo istituzionale ed organizzativo.

Questa mia proposta  che si basa sul seguente modello “organizzativo-economico sostenibile” (io stato ci metto i soldi e tu amministrazione ti impegni, nei tempi e nei modi stabiliti dal prototipo, ad usare gli strumenti che ti metto a disposizione, senza se e senza ma!) sicuramente farà “accapponare” la pelle agli autonomisti, ai dirigenti ai quali non interessa il cambiamento, a coloro che vivono nella quiete del lavoro “ripetitivo” e nella logica “abbiamo fatto sempre così, perché cambiare?”. E quindi attendo una “tonnellata” di critiche (che ovviamente non mi spaventano). Il risultato ad oggi è che abbiamo amministrazioni pubbliche scarsamente semplificate e digitalizzate (non voglio ricordare a che punto siamo nella statistica DESI da anni) e continuiamo a fare piani quinquennali di innovazione digitale come esercitazioni sofisticate (!?).

I decisori pubblici devono considerare che fare un piano “inutile” risulta costoso per gli effetti distorsivi e bloccanti sullo sviluppo del Paese.

3. I requisiti di un prototipo di amministrazione digitale e semplificata

Il prototipo non può non rifarsi ai seguenti requisiti e criteri (tutti e non ne può mancare nessuno pena la validità legale, organizzativa e tecnica dello stesso prototipo):

a) le amministrazioni digitali sono amministrazioni semplificate (ai sensi della legge 241/90; dell’art. 15 del Codice dell’amministrazione digitale): la semplificazione deve riguardare il sistema documentale, i processi amministrativi, i servizi (con un approccio integrato);

b) le amministrazioni digitali sono amministrazioni trasparenti (241/90; legge 150/2000; dlgs 150/2009; dlgs 33/2013 sm): per essere trasparenti è necessario essere semplificate; sono accessibili in rete; devono pubblicare sui siti web dati completi, aggiornati, affidabili, chiari, leggibili;

c) le amministrazioni per essere semplificate e trasparenti è necessario che siano “nativamente digitali” e che tutti i dati e i documenti siano formati, gestiti, conservati a norma;

d) le amministrazioni devono essere esclusivamente digitali (art. 2, 12, 20 comma 1 bis, 24 e ss.; 40 e ss., 50 e ss. del Codice dell’amministrazione digitale); le amministrazioni devono assicurare servizi in rete semplificati ed integrati (art. 7 Cad) e la presentazione delle istanze nativamente digitali (art. 65 Cad).

4. I comuni digitali: il prototipo di un sistema amministrativo moderno vicino alla gente.

Il comune digitale costituisce il “prototipo di amministrazione avanzata” che sostiene lo sviluppo socio-economico-culturale della comunità locale e che di fatto può contribuire ad eliminare l’anarchia burocratica (ogni ente decide di semplificare o di non semplificare l’amministrazione, di digitalizzare a “pezzi”, di “interpretare” la qualità dei processi, di bloccare il processo innovativo digitale sulla base  di una autonomia decisionale che costa caro al contribuente, ecc.) e a condurre il nostro Paese verso una amministrazione di qualità, agile, in rete, moderna. Intanto, un prototipo di comune digitale è riusabile  da tutti i comuni: i comuni sono 7914; i comuni con abitanti pari o inferiori ai 5000 abitanti sono 5498 pari al 69, 47% dei comuni. I processi amministrativi di base sono uguali in tutti i comuni e quindi il prototipo digitalizzato è applicabile senza problemi in tutti i comuni. Quindi un prototipo largamente applicabile.

Il prototipo di un comune digitale deve garantire la semplificazione dei procedimenti di base che caratterizzano le funzioni ed i servizi di un comune (e per tutti i comuni le funzioni sono le stesse ma la modalità burocratica di esecuzione sono diversissime, piene di moduli, di carte, di documenti e dati spesso ridondanti, con durate diverse da nord a sud e viceversa). La semplificazione deve interessare l’iter di ogni singolo procedimento, la durata, le fasi, la modulistica, il formato delle istanze, ecc. (art. 15, comma 2 del CAD). La semplificazione può essere finanziata una tantum e vale per tutti i comuni che saranno “obbligati” ad utilizzare il prototipo semplificato. Le caratteristiche dei comuni digitali sono le stesse di una amministrazione digitale come prima indicate.

I processi amministrativi semplificati sono facilmente digitalizzabili. Il costo completo del prototipo è a carico dello Stato che d’intesa con le associazioni delle autonomie locali porta avanti il progetto in tempi rapidi, con costi ridottissimi (una tantum) e vantaggi economici consistenti. Il costo del prototipo è veramente contenuto (quasi inesistente se lo si divide per il numero totale dei comuni).

I benefici? Tutti quelli sopra indicati. Ma la logica del prototipo può essere applicata al codice dei contratti e al sistema degli appalti pubblici; al sistema amministrativo interministeriale; alle burocrazie che si occupano di tasse, tributi, ecc.; al sistema delle province; alla gestione amministrativa delle Asl; alle scuole; ecc. Perché il Governo non realizza un piano di prototipi con un coinvolgimento forte degli stakeholders, con risorse sostenibili, con tempi certi e brevi? Con la inversione dell’approccio: non più dalla norma alla semplificazione delle procedure; ma dalla simulazione delle procedure (che devono sottendere un procedimento, un servizio,  e che devono seguire i criteri sopra indicati) alla formulazione delle regole. Se partiamo prima dalle regole (spesso scritte nel rispetto di criteri formali e senza aderenza alla realtà) “blindiamo negativamente” tutto il processo ammnistrativo successivo. Con gli effetti dannosi che conosciamo e che cerchiamo di eliminare da anni. Ma (attenzione) la forza della burocrazia è incredibile e tale da bloccare parlamenti, governi, amministrazioni, il Paese.

Chiedetelo a Max Weber.