Come lavorare da casa in modo efficiente e organizzato? Con l’attuale diffusione del virus COVID-19 la maggior parte delle aziende ha dovuto necessariamente riorganizzare in pochissimo tempo i propri team, cercando di trovare dei compromessi per permettere a tutti di accogliere nelle proprie case l’attività lavorativa a distanza, mantenendo quanto più possibile un equilibrio tra produttività e vita privata.
Molti hanno dovuto improvvisare nuove metodologie di lavoro per trovare il giusto ritmo e riprendere il proprio flusso lavorativo.
Ma ci sono alcuni accorgimenti e strumenti utili che si possono utilizzare per facilitare questo processo di passaggio allo smart working. In questo modo sarà più facile integrare nella quotidianità una modalità lavorativa per molti fin ora solo sporadica.
Consigli per il lavoratore
Dal punto di vista del lavoratore, che si è trovato improvvisamente a dover gestire un’attività sempre svolta in un certo spazio (l’ufficio) nel luogo invece connesso al relax e alla vita privata, forniamo una serie di consigli sia dal punto di vista organizzativo, sia dal punto di vista degli strumenti digitali.
Se vi siete sistemati nel salotto di casa dove, oltre a voi, vi fanno compagnia i vostri familiari o coinquilini, forse vi sarete accorti che non è l’ideale per svolgere in tranquillità tutte le attività della giornata.
L’ideale è iniziare organizzando proprio lo spazio attorno al quale lavorare. Un posto silenzioso, funzionale a gestire in comodità non solo la necessità di concentrazione, ma soprattutto l’arrivo di call e videocall, permettendo così di non disturbare nessuno e riuscendo a gestire con facilità i contatti con i colleghi e i clienti.
Trovate un piano da lavoro in cui poter posizionare tutti gli strumenti che vi servono, avvicinando quelli di continuo utilizzo (pensiamo agli auricolari), e distribuendo gradualmente sempre più lontano quelli meno utili, fino a eliminare dalla stanza quelli che possono essere solo fonte di distrazione.
Se vi dovesse occorrere una stampante, ad esempio, assicuratevi di posizionarla vicino, in modo da evitare continui spostamenti e perdite di tempo.
Dal punto di vista gestionale, è sicuramente importante iniziare a stabilire una connessione stabile con i propri colleghi. La collaborazione a distanza è oggi un ostacolo inesistente, perché ci sono moltissimi programmi e software in grado di sopperire alla lontananza.
Le piattaforme condivise sono spazi utilissimi per condividere progetti e documenti, accessibili sia tramite desktop che mobile, consentono a tutti di gestire i rapporti con i colleghi tramite il mezzo migliore.
In quest’ottica è ideale pensare ad app ibride, facilmente adattabili a qualunque sistema operativo.
All’interno di questo macrosistema dovrebbero essere inserite anche le opzioni di gestione delle scadenze, delle attività, delle richieste di supporto, facendo convergere tutto in un unico grande spazio online.
Anche avere diverse forme di comunicazione possono aiutare parecchio, ad esempio fornendo canali specifici per la gestione dei progetti, per il supporto tecnico, per le chat con i singoli, per le chat di gruppo, per le comunicazioni aziendali ufficiale, ecc..
Un altro strumento utile è la possibilità di creare elenchi e liste di to-do condivise, impostando promemoria collettivi e scadenze imminenti, con la possibilità di inserire commenti e annotazioni.
Consigli per l’azienda
Dal punto di vista tecnologico, l’azienda dovrebbe preoccuparsi di dotare con strumenti funzionali i propri dipendenti.
Tutti i tool devono essere impostati in modalità cloud computing, basilare per permettere ai propri dipendenti di gestire comodamente tutti i propri documenti e progetti da qualunque punto di connessione.
Ovviamente, a questo sarebbe corretto associare una formazione specifica, in grado di dare a tutti le stesse capacità di mantenere altrettanto produttive le ore di lavoro da casa come quelle in ufficio.
La formazione dovrebbe essere a sua volta frutto di un cambiamento mentale, in cui la relazione con i collaboratori si va a basare soprattutto non su compiti da assegnare, ma piuttosto su obiettivi da raggiungere. L’assenza fisica del lavoratore deve essere ‘sopperita’ con una maggior fiducia nei suoi confronti.
Questo cambiamento deve innanzitutto partire da una rivisitazione dei confini dal punto di vista degli spazi, dei tempi e dei luoghi professionali rispetto a quelli personali. Il fatto di essere facilmente reperibile mediante qualsiasi device, rende sì più facile l’attività lavorativa a distanza, ma ne può affaticare i ritmi, perché essere così facilmente tracciabili costringe spesso a dover essere sempre più operativi e disponibili.
Per questa ragione è corretto fornire ai propri lavoratori conoscenze e metodologie per un’organizzazione sì flessibile, ma anche autonoma e rispettosa del fatto che la distanza tra il contesto domestico e lavorativo, anche se ormai sfumata, è ancora viva.
Un altro punto su cui riflettere è il concetto di delega: è il punto di snodo da un modello ormai superato di controllo degli avanzamenti di un progetto lavorativo a un sistema in cui i passaggi di verifica sono ridotti a fronte di una maggior fiducia nei confronti dei propri collaboratori.
Delegando e dando incarichi di maggior livello, si renderà davvero ridotta la necessità di controllo e si estenderanno le capacità di lavorare in autonomia con un’autovalutazione del lavoro da parte del dipendente stesso.
Rendendo i propri collaboratori più indipendenti si potrà godere di un sistema di delega davvero efficiente e responsabilizzato.
Ripensare al rapporto di fiducia tra capo e collaboratore significa stabilire una comunicazione migliore in termini di estrema chiarezza, concordando quelle che sono le strategie e gli approcci al lavoro, condividendo la definizione degli obiettivi e la scelta degli indicatori di performance.
