Italia
Il progetto del CNIPA “Servizio di protocollo e gestione documentale erogato in modalità ASP” (Application service provider) è tra le 100 storie di “buona amministrazione” scelte dal Ministero per la Pubblica amministrazione e l’innovazione.
Nell’ambito dell’iniziativa “Non solo fannulloni“, il sito del dicastero ha infatti inserito tra le innovazioni più significative, ossia quelle che hanno ottenuto miglioramenti nel servizio o riduzione dei costi e razionalizzazione della spesa, anche il progetto del CNIPA.
In particolare, il Servizio di protocollo e gestione documentale erogato in modalità ASP, basato sul riuso di un prodotto già realizzato per una grande amministrazione, ha consentito di ottenere grandi benefici in termini di razionalizzazione e di condivisione delle esperienze lavorative.
Il progetto è stato avviato nel 2003 e si è sviluppato nel corso degli ultimi 5 anni grazie anche al grande lavoro congiunto di tutte le amministrazioni aderenti per apportare le migliorie ritenute necessarie ad un lavoro collaborativo ottimale. Si tratta della prima grande esperienza di riuso di software applicato ad un campione così vasto, che corrisponde ad una utenza pari a 17.000 utilizzatori ordinari, con un patrimonio di almeno 20 milioni di registrazioni di protocollo effettuate e oltre 1,5 milioni di documenti residenti nell’archivio digitale centralizzato.
La stessa formula è stata poi replicata al Dipartimento delle Politiche fiscali Ministero dell’Economia e Finanze, a cui il prodotto è stato a sua volta ceduto in riuso gratuito, allo scopo di essere poi diffuso all’interno della multiforme realtà delle Agenzie fiscali.
In questo modo si è generato un circolo virtuoso in cui la Pubblica Amministrazione spende una sola volta e, poi, mette a disposizione di tutti le competenze acquisite nel campo di servizi trasversali a tutti i processi e, quindi, come tali generalizzabili.
L’adozione del protocollo informatico ha inoltre determinato una razionalizzazione degli interventi e la possibilità per le amministrazioni aderenti di interoperare e di scambiarsi in tempo reale documenti, azzerando i tempi di trasmissione e di lavorazione, senza avere sostenuto investimenti onerosi in termini di infrastrutture.
Il risultato per l’utente finale è che ogni documento inviato all’amministrazione è archiviato e reperibile in modalità semplificata da parte di tutti gli uffici competenti, permettendo così agli impiegati delle amministrazioni di dare tempestiva risposta alle richieste pervenute. Consente, inoltre, ai dirigenti responsabili di monitorare l’operato dei propri uffici, riscontrando in via continuativa ed informatizzata i tempi di giacenza delle pratiche e, pertanto, di identificarne con certezza le cause di eventuali rallentamenti.
