L’impresa al tempo del digitale: presentata la ‘Business Key’ e la Guida sui vantaggi dell’ufficio paperless

di Stefania Pagliara |

Capitani: 'Avremo una significativa contrazione dei costi, ma quel che più conta è che si mette in moto una piccola grande rivoluzione culturale, perché ci sono ancora delle resistenze in generale all’adozione delle tecnologie proiettata verso la società'

Italia


Giancarlo Capitani

Si è svolta ieri a Roma, presso il Tempio di Adriano, in piazza di Pietra, un incontro organizzato da Infocamere su “Politiche e strumenti per l’impresa digitale
Obiettivo dell’evento, presentare
Business Key, l’innovativa chiave USB per la firma digitale che si collega automaticamente al Registro delle Imprese e il libro I documenti digitali e la conservazione a norma – Guida pratica per le imprese che intende fornire un quadro il più possibile esauriente degli strumenti a disposizione delle imprese e della Pubblica Amministrazione per la dematerializzazione della carta.

  

All’iniziativa hanno partecipato Giancarlo Capitani, Amministratore Delegato NetConsulting e presidente dell’Advisory Board di Key4biz, la senatrice Beatrice Magnolfi, Sottosegretario alle Riforme e Innovazioni nella PA, Andrea Mondello, Presidente Unioncamere e Camera di Commercio di Roma, Marco Pellegrini, Direttore Marketing InfoCamere, Mario Spigarelli, Direttore Generale Direzione Generale del Commercio, delle Assicurazioni e dei Servizi – Ministero dello Sviluppo Economico e Giuseppe Pichetto, Presidente InfoCamere.

  

Il libro “I documenti digitali e la conservazione a norma – Guida pratica per le imprese” prodotto da InfoCamere in collaborazione con NetConsulting e Il Sole 24 Ore, non si limita a informazioni generiche sull’argomento della dematerializzazione della carta, ma fornisce indicazioni pratiche su come intraprendere un percorso di sostituzione del cartaceo con il documento digitale.

L’evoluzione tecnologica e normativa consente infatti oggi di realizzare l’ufficio “paperless”, liberato dalla carta, ma su questa strada restano ancora alcuni ostacoli, non ultimo quello legato al fatto che spesso le aziende non conoscono realmente gli strumenti che consentono la sostituzione del documento cartaceo con quello digitale o non sono consapevoli di tutti i vantaggi che la loro adozione comporta.

La guida spiega praticamente come il documento possa essere gestito elettronicamente in tutte le fasi del suo ciclo di vita, dalla creazione alla consultazione e trasmissione, fino alla conservazione per tutto il tempo necessario. Il documento elettronico, grazie alla firma digitale, ha lo stesso valore del documento cartaceo, può essere trasmesso in piena sicurezza mediante la Posta Elettronica Certificata, paragonabile al fax e alla raccomandata con ricevuta di ritorno, e alla fine può essere archiviato senza produrre la stampa cartacea attraverso la conservazione sostitutiva a norma, riguardo alla quale sono ormai superati i dubbi e le incertezze (soprattutto normative) che ne hanno frenato la diffusione in passato.

Abbiamo chiesto a Giancarlo Capitani il perché di una guida pratica per le imprese.

  

“Il perché è molto semplice – ha dichiarato l’AD di NetConsulting – noi riteniamo che a fronte di una disponibilità di soluzioni di tecnologie facilmente accessibili, ci sia ancora una scarsa conoscenza e percezione da parte delle imprese e degli imprenditori di quelli che potrebbero essere i vantaggi derivanti dall’adozione di tecnologie digitali, quindi di sostituzione della gestione tradizionale con quella digitale dei processi. Questa guida vuole essere, pertanto, una sorta di manuale d’uso e uno strumento per accompagnare un percorso che parte da una consapevolezza per arrivare alla decisione di investire in questa direzione. E’ una guida scritta in modo molto semplice, accessibile, breve, sintetica. Non è però banalizzante nei confronti di problemi complessi che comunque richiedono una notevole capacità di pianificazione e di strutturazione delle azioni da intraprendere.

  

Quali sono gli strumenti che la guida individua e che consentono questo passaggio dal cartaceo al digitale?

  

“Prima di tutto – ha proseguito Capitani – una mappatura dei processi nei quali vengono prodotti, scambiati e archiviati documenti cartacei; in secondo luogo un’analisi molto precisa dei costi correlati a questa gestione tradizionale cercando di capire quanto questa gestione generi non solo in termini di costi immediatamente visibili, ma anche di costi meno visibili dovuti per esempio all’archiviazione sbagliata del documento, alla sua non reperibilità, al tempo speso dai dipendenti per cercare il documento corretto. Una volta fatta l’analisi dei costi si deve poi verificare l’impatto in termini di inefficienza dei processi. Il nostro suggerimento è di fare un’analisi comparativa delle alternative di costo ed efficienza tra la gestione tradizionale e la gestione in digitale che dovrebbe essere attivata”.

  

Quali i vantaggi di un ufficio paperless per le aziende?

  

“Abbiamo fatto una quantificazione di questi vantaggi relativamente a ciascun documento. Abbiamo comparato ad esempio una raccomandata tradizionale con ricevuta di ritorno che costerebbe 3,29 euro secondo le nostre stime, tenendo conto di tutte le operazioni che sono correlate a preparazione, invio e archiviazione di una raccomandata, con uno strumento che è quello della posta elettronica certificata che costa 35 centesimi. Quindi ci sono degli impatti visibili e nel caso specifico, ad esempio, abbiamo misurato anche dei vantaggi, più difficilmente misurabili, della posta elettronica certificata, quali la velocità di trasmissione e archiviazione, la reperibilità e la sicurezza del documento, vantaggi aggiuntivi rispetto a quelli dell’abbattimento dei costi. La stessa analisi è stata condotta sulla fattura elettronica che costa circa il 50% in meno della cartacea e sulla conservazione digitale del documento sostitutiva a quella tradizionale, dove abbiamo misurato un risparmio del 76% sulla tenuta di un documento di 4 anni. Certo è che questi risparmi si possono ottenere attraverso un’azione a tutto campo nelle imprese che deve partire da una riconfigurazione dei processi relativi alla gestione dei documenti”.  

   

Dunque ci sono gli strumenti e anche la normativa a sostegno del cambiamento. Eppure ci sono ancora delle resistenze da parte delle aziende. Come lo spiega e come si può fare per vincere queste resistenze?

  

“Intanto ci sono delle resistenze dovute alla non conoscenza degli strumenti a disposizione delle imprese. Ci sono poi delle resistenze culturali in generale all’adozione delle tecnologie. Le tecnologie fanno sempre un po’ paura perché tendono a rivoluzionare il modo in cui si lavora. Abbiamo quindi fatto un’operazione anche di tipo culturale, per aumentare il grado di conoscenza di queste potenzialità ed abbiamo voluto dare agli imprenditori uno strumento per valutare queste opportunità”.

  

L’evento è stato anche l’occasione per presentare la Business Key una innovativa chiave USB per la firma digitale che si collega automaticamente al Registro delle Imprese. La Business Key contiene l’applicazione che permette di sottoscrivere documenti informatici con lo stesso valore legale di una firma autografa su carta in quanto il “timbro digitale” attesta in modo certo e sicuro data e ora in cui si è firmato un documento.

Gli attuali dispositivi di firma digitale e gli strumenti di autenticazione sicura a servizi web di eGovernment attualmente distribuiti – le cosiddette smart card – sono considerate dagli imprenditori di non sempre facile utilizzo. Le smart card necessitano infatti di un lettore apposito e di una procedura articolata di installazione. Infine le smart card hanno l’innegabile limite di non essere “portabili”, in quanto presuppongono che ci sia una stazione di lavoro già predisposta per il loro utilizzo.

La Business Key nasce, quindi, dall’esigenza di fornire uno strumento sostitutivo della tradizionale smart card, che renda disponibili agli utenti le applicazioni e i documenti necessari ad espletare le proprie attività ovunque si trovino. Uno strumento pensato sia per la firma digitale che per autenticarsi in sicurezza ed assolvere on line ad adempimenti verso le Pubbliche Amministrazioni.

   

La Business Key, si presta a diversi usi. Consente innanzitutto un accesso sicuro ai siti di eGovernment perché permette attraverso un codice segreto e personale di accesso, solo al titolare, di utilizzare il certificato digitale di autenticazione come “lasciapassare” per accedere ai siti delle Pubbliche Amministrazioni in totale riservatezza. In qualità di legale rappresentante o come titolare di carica, Business Key permette poi di collegarsi al Registro Imprese e di scaricare automaticamente i propri documenti aggiornati: visure, bilanci, statuto, eccetera.

La sua funzione “Browser con gestione sicura password” consente inoltre di memorizzare, criptandole, le varie user id e password utilizzate per i diversi servizi on line come ad esempio l’home banking. La riservatezza è garantita dal fatto che la Business Key contiene una sezione protetta, al cui interno è possibile inserire tutti i documenti che si desidera rendere inaccessibili. Anche in caso di smarrimento o di furto della chiave, nessuno potrà mai aprire, leggere o scaricare questi documenti riservati. L’accesso alla cartella e ai suoi contenuti avviene solo tramite verifica del proprio codice segreto di accesso.

Il salvataggio sicuro dei dati è garantito dalla funzione “Backup Utility” che permette, mediante un codice segreto di accesso, di salvare sul proprio computer tutti i documenti, le configurazioni e le applicazioni presenti nella Business Key. In caso di smarrimento o furto è possibile ripristinare su una nuova chiavetta il contenuto della precedente.

Infine, la Business Key consente personalizzazione e utility perché ha all’interno anche funzionalità e applicazioni che facilitano diverse operazioni: dalla Gestione del Pin, all’impostazione di font/colori, all’inserimento di nuovi programmi. Inoltre nella Business Key ci sono i software che consentono di lavorare su qualsiasi computer: videoscrittura, foglio di calcolo, browser Internet, visualizzatore documenti PDF, antivirus.

Intervista a Giancarlo Capitani per RadioKey (http://www.radiokey.biz/)

  Politiche e strumenti per l’impresa digitale – Perchè una guida per le imprese

di Giancarlo Capitani – NetConsulting

      

La Business Key

Di Marco Pellegrini – Infocamere

         

Per richiedere la propria Business Key è sufficiente collegarsi al sito www.businesskey.it o scrivere a businesskey@infocamere.it

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