In una recente intervista, il presidente del CNIPA (Centro nazionale per l’informatizzazione nella PA) \Fabio Pistella¤ ha affrontato una delle questioni più interessanti che riguardano il rapporto tra pubblica amministrazione e nuove tecnologie. Si tratta della gestione dei flussi documentali per dare un contributo significativo e concreto, grazie all’ICT, al riassetto della PA.
Per il presidente del CNIPA l’Italia oggi gode di “una situazione tutt’altro che negativa”. Un esempio è la funzionalità del sistema pubblico di connettività che dà alle pubbliche amministrazione la capacità di transizione tra loro, ma anche nei rapporti coi cittadini, copre l’intero Paese e adesso si sta evolvendo in una direzione federale.
Ma resta un nodo: la disponibilità dei mezzi non è sfruttata al massimo e gli utenti non sono soddisfatti dei servizi erogati.
Pistella ci tiene a precisare che non è compito del CNIPA “…intervenire sulle grandi strategie di riassetto della PA”, ma sicuramente il Centro potrà dare il proprio contributo: “…ci stiamo muovendo in tal senso, agendo sulla gestione dei flussi documentali, che un tempo si sarebbe chiamato ‘il governo di come girano le carte”.
Ha quindi ricordato che l’Italia si è avviata già da qualche anno nella direzione del protocollo informatico e ora è ai primi posti delle classifiche europee per numero di computer negli uffici della PA o di servizi informatici offerti agli utenti. Ma questo non è sufficiente, “non basta, infatti, digitalizzare i processi vecchi, bisogna fornire servizi migliori”.
Il legislatore definisce protocollo informatico “l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti”, ovvero, tutte le risorse tecnologiche necessarie alla realizzazione di un sistema automatico per la gestione elettronica dei flussi documentali.
Gli obiettivi che si vogliono raggiungere con questo strumento sono fondamentalmente due: in primo luogo rendere maggiormente efficienti le amministrazioni - attraverso l’eliminazione dei registri cartacei, la diminuzione degli uffici di protocollo, la razionalizzazione dei flussi documentali - e secondariamente migliorare la trasparenza dell’azione amministrativa attraverso strumenti che rendano possibile un effettivo esercizio del diritto di accesso allo stato dei procedimenti e ai relativi documenti da parte dei soggetti interessati (cittadini e imprese).
“Il ruolo che ci siamo dati - spiega Pistella - è quello di realizzare un vero sistema di gestione dei flussi documentali. E, quindi, cominciando dal lato dell’installazione di una piattaforma di questo tipo, aiutare l’utente-Amministrazione a descrivere chi fa che cosa e quando”. Ottenuta la descrizione dei compiti e dei passaggi, sempre numerosi nell’apparato pubblico, si potrà poi passare alla razionalizzazione dei processi, arrivando a un servizio pubblico multifunzionale.
L’atto amministrativo è oggi generato con l’apporto di più funzionari e di più unità organizzative. Si tratta di un giro che, secondo il presidente del CNIPA, può tranquillamente essere automatizzato e la sigla del funzionario sostituita da cliccatura su un’opportuna scheda. Pistella parla di meta-protocollo, che consentirebbe non solo di ridurre drasticamente il giro di carte e fotocopie sottoposte a diversi soggetti, realizzando l’addio entro due anni alla carta nella PA, auspicato dal ministro della Funzione Pubblica e dell’Innovazione \Renato Brunetta¤, ma migliorerebbe anche la tempestività dei servizi e la funzionalità delle strutture.
Inoltre Pistella evidenzia che questo sistema di tracciabilità dell’iter andrà a beneficio sia del cittadino e delle imprese, sia della stessa PA che, sapendo in qualsiasi momento dove trovare la pratica, potrà intervenire tempestivamente e senza sforzo. “…Anche per questo siamo convinti che sia assolutamente indispensabile sviluppare ulteriormente la collaborazione tra il CNIPA e gli enti locali che abbiamo recentemente avviato”.
L’attuale quadro normativo in materia di gestione informatica della documentazione amministrativa pone il nostro Paese all’avanguardia per le possibilità di innovazione e di miglioramento dei servizi della PA.
Per il CNIPA, lo sviluppo degli strumenti - quali la firma elettronica ed il protocollo informatico integrati ai servizi di interoperabilità - rende possibile la realizzazione effettiva di una gestione completamente automatizzata dei flussi documentali e la conseguente attuazione di profonde innovazioni nelle modalità di lavoro delle amministrazioni e nei rapporti tra esse e i cittadini.
In particolare, “i sistemi di protocollo informatico e di gestione dei flussi documentali possono diventare lo strumento che abilita la completa attuazione della trasparenza amministrativa tra amministrazioni e cittadini e imprese, intesa come concreto diritto del cittadino e dell’impresa di conoscere lo stato delle attività amministrative che li riguardano e avere la garanzia che tali attività siano condotte nel rispetto di regole di priorità e massimo impegno”.
Se da una parte è assai difficile prevedere un tracciato unico, in considerazione sia della scelta di tipologia di progetto sia della peculiarità di ciascuna Amministrazione rispetto alle altre, dall’altra è assolutamente necessario identificare un percorso ideale, convenzionale, a cui si possa fare riferimento sia per identificare il proprio stadio di evoluzione, sia per confrontarsi gli uni con gli altri.
Sono state evidenziate 15 attività, accorpate da un punto di vista logico-operativo in 4 fasi. Le prime due (start-up e riprogettazione) sono essenzialmente organizzative, la terza è prettamente informatica, mentre la quarta (realizzazione e manutenzione) comprende ambedue gli aspetti.
La suddetta classificazione comprende: la preparazione al progetto, che va dall’attività di sensibilizzazione a quella di programmazione; la riprogettazione dei processi; la realizzazione del progetto informatico, che parte dallo studio di fattibilità del sistema informativo e termina con la realizzazione, l’installazione ed il collaudo dell’applicazione software individuata; la verifica dei risultati, che inizia con il test sull’eventuale unità pilota (con i necessari aggiustamenti), si sviluppa con la diffusione del progetto sull’intera struttura organizzativa e prevede in conclusione l’implementazione di un sistema di monitoraggio sull’andamento del progetto.
