I dati sullo spreco di carta sono impressionanti. Cento miliardi le pagine stampate ogni anno negli uffici. Di queste, 50 miliardi sono cestinate entro mezz'ora. E' quanto affermato da \Pierluigi Ridolfi¤, presidente della Commissione interministeriale sulla dematerializzazione, nell'incontro che si è tenuto il 12 ottobre a Roma sul tema "eGovernment, eDemocracy" organizzato da Siav, con la collaborazione di Poste Italiane e Forum P.A. e moderato dal direttore generale di Forum PA Carlo Mochi Sismondi.
Il valore dell'insieme dei processi documentali viene stimato oltre il 2% del Pil, una cifra paragonabile al valore di una Legge finanziaria, dice Pierluigi Ridolfi.
“Sono dati rilevanti, che mostrano quale risparmio si può ottenere introducendo nuova tecnologia nella gestione degli enti pubblici”, afferma Alfieri Voltan presidente di Siav, che continua: “Il protocollo è uno strumento di trasparenza e garanzia per le informazioni che entrano ed escono da un ente; però solo il 50% dei documenti che concorrono alla trasmissione delle informazioni e alla gestione dei procedimenti viene protocollato negli enti pubblici. Per questo insieme alla gestione documentale è importante introdurre anche la gestione dei procedimenti tramite strumenti di workflow. Ciò consente l'automazione del backoffice che, oltre alla possibilità di effettuare una ricostruzione storica degli eventi in qualsiasi momento, consente una automazione delle attività burocratiche in grado di dare elevata efficienza alle attività di un ente, con conseguente ulteriore contrazione dei costi e la trasparenza nei confronti dei cittadini”.
Floretta Rolleri, componente del Cnipa (Centro nazionale per l'informatica nella Pubblica amministrazione), ha sottolineato che l'innovazione deve essere anche di tipo organizzativo. A questo proposito rivestono un ruolo fondamentale il Cnipa per la spinta dei contenuti informatici e delle modalità tecniche e il Formez per la formazione del personale nella P.A. L'interoperabilità deve essere realizzata anche nell'ottica di ridurre il carico amministrativo.
Al convegno è intervenuto anche Andrea Alfieri, responsabile dei servizi innovativi BU Mail di Poste Italiane. Il Gruppo partecipa al processo di innovazione e sviluppo del sistema paese attraverso una gamma di servizi innovativi mirati ad avvicinare i cittadini alle amministrazioni centrali e periferiche.
In particolare, il gruppo Poste Italiane ha sottoscritto l'Accordo di programma con il ministero per le Riforme e le innovazioni tecnologiche con lo scopo di ribadire il proprio impegno nell'attuazione del piano già avviato per la diffusione dell'eGovernment e per la riduzione del digital divide tra le diverse aree del paese. Poste Mail Room è la soluzione integrata per la gestione documentale della corrispondenza in uscita e in entrata.
Prevede la raccolta centralizzata, la protocollazione, la dematerializzazione e l'inoltro elettronico della corrispondenza ai destinatari finali, invece di recapitare, come avviene oggi, la posta tramite i soliti postini. L'aumento dell'efficienza e il risparmio dei costi, con questi nuovi servizi, risulta assolutamente evidente.
