Il tema della mobilità è centrale nel contesto attuale di crisi del modello di organizzazione tradizionale, di progressiva apertura del mercato a nuove forme di concorrenza ed alla globalizzazione. Le conseguenze sul modello organizzativo sono rilevanti: dall’appiattimento delle gerarchie, al turnover sempre più elevato ad ogni livello, fino al decentramento delle competenze verso il cliente con la distribuzione degli esperti sul territorio (su un campione di oltre 1000 imprese italiane, più del 46% sono caratterizzate da forte dispersione dei lavoratori). La mobilità più che un trend è oggi una necessità a fronte della quale le organizzazioni devono ripensare processi e tecnologie per rendere sostenibili i nuovi modelli organizzativi.

Per comprendere il ruolo della tecnologia nel supportare il lavoro in mobilità, non bisogna guardare ai processi o alle funzionalità, quanto piuttosto alla persona ed a come progettare il contesto in cui opera e interagisce. Le tecnologie mobili vengono oggi utilizzate principalmente per l’erogazione di servizi al personale (tipicamente di sportello HR, quali richiesta di ferie, visualizzazione del cedolino, gestione delle trasferte e comunicazioni di malattia), di comunicazione interna (attraverso SMS vengono inviati ai dipendenti brevi comunicati o notifiche di comunicazioni organizzative presenti in rete) e di mobile Office (quali l’accesso alla posta elettronica o a semplici documenti, l’invio di notifiche di disponibilità di documenti, e le agende condivise).

Nei Virtual Workspace più avanzati, invece, si rendono accessibili attraverso terminali mobile applicazioni fondamentali a supporto dell’operatività (in particolare SFA e FFA) con livelli di utilizzo ed impatti organizzativi significativi sia in termini di produttività che di velocità e qualità percepita del servizio da parte dei clienti.

La Ricerca 2006 dell’Osservatorio Mobile & Wireless Business ha evidenziato una crescente diffusione di dispositivi mobili e benefici concreti per chi implementa servizi di accesso mobile a informazioni e applicazioni. Le evidenze dell’Osservatorio Intranet e Nuovi Sistemi Informativi mostrano, allo stesso tempo, un trend crescente verso l’integrazione dei Sistemi Informativi in rete (ERP, CRM, Business Intelligence) e lo sviluppo di ambienti di Community & Collaboration. Nella realtà italiana sono un numero crescente le organizzazioni che hanno investito nello sviluppo di Virtual Workspace mobili: nel 29% dei casi gli utenti possono accedere tramite device mobili a funzionalità del proprio Sistema Informativo, il cui numero, tuttavia, resta di norma assai modesto rispetto a quello disponibile sui sistemi “fissi”. Estendendo però l’orizzonte temporale all’anno 2007, un ulteriore 16% di imprese ha pianificato l’apertura del proprio Workspace verso dispositivi mobili.

Esistono dunque grandi opportunità di innovazione organizzativa: dalla semplice automazione di specifiche attività, alla riconfigurazione di interi processi, fino al ripensamento dei legami di filiera e all’impostazione di nuove relazioni coi clienti finali. Allo stesso tempo, però, vi sono limiti a questo fenomeno: ancora troppo poche applicazioni Intranet sono fin da subito progettate per essere aperte in logica Mobile e spesso risultano scarsamente integrate nei processi e nel sistema informativo. La diffusione delle applicazioni, inoltre, è limitata prevalentemente al Top Management o al personale IT.

Esigenza di fondo è quella di diffondere consapevolezza e visione del ruolo potenziale delle Tecnologie Mobile per l’Innovazione Organizzativa, ponendo la giusta attenzione ad una accorta progettazione tecnologica ed al Change Management.

Quando il miglioramento delle tecnologie di rete e la disponibilità di terminali più potenti permetteranno il superamento di alcuni dei limiti tecnologici che ne frenano oggi l’adozione, le tecnologie mobili diventeranno una componente fondamentale a supporto di tutti i modelli di Virtual Workspace. L’ampliamento delle modalità di accesso (da casa, da altre postazioni ed in “mobilità”) consentirà inoltre di rimettere in discussione stereotipi e pregiudizi, abbattendo barriere spaziali - il posto di lavoro sarà ovunque la persona ha necessità, e voglia, di impiegare le proprie capacità -  e temporali - l’orario di lavoro sarà demitizzato, la persona sarà chiamata a creare valore quando serve, avendo la possibilità di trovare nuovi equilibri tra lavoro e vita privata.